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Sistema Integrado de Gestion HSEQ

Política de Prevención y Control de LA / FT - PADM

POLITICA DE PREVENCIÓN Y CONTROL LA / FT- PADM 

Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva

SISTEMA INTEGRAL HSEQ Versión: 01 Código: PE-D-11 Fecha: 19/07/2017

1. OBJETIVO

Este documento compila las políticas establecidas por Transportes Gayco S.A.S, en adelante LA EMPRESA, para la prevención y control del riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, con el fin fundamental de minimizar la posibilidad que a través de las distintas actividades de LA EMPRESA, se introduzcan recursos provenientes de lavado de activos o se financie el terrorismo y la expansión de armas de impacto a gran escala, siendo este documento soporte principal del Manual Procedimientos - SIPLAFT.

2. ALCANCE

Las políticas aquí contempladas tienen trascendencia a todas las operaciones efectuadas por Transportes Gayco S.A.S, con clientes, proveedores, socios, funcionarios, contratistas y cualquier otro tipo de persona natural o jurídica con la cual LA EMPRESA mantenga una relación legal, comercial, contractual u obligacional.

3. POLÍTICAS

  • Transportes Gayco S.A.S establece el ajuste, cumplimiento e implementación de su SIPLAFT conforme a las disposiciones de la normativa vigente, y expedida por los entes reguladores y vigilantes correspondientes.
  • Transportes Gayco S.A.S aplica los procedimientos definidos para cada operación, que contemplan la debida diligencia en el conocimiento efectivo y oportuno de los clientes, proveedores, socios, funcionarios, contratistas y cualquier otro tipo de persona natural o jurídica, actual o potencial con la cual mantiene o pueda mantener una relación legal, comercial, contractual u obligacional, y que facilitan la detección y prevención de la realización de operaciones ilícitas que puedan estar vinculadas con la canalización de recursos de origen delictivo.
  • Transportes Gayco S.A.S dispone de todos los recursos técnicos, tecnológicos y humanos necesarios para la correcta implementación y mantenimiento del SIPLAFT dentro de la empresa; en concordancia, la Junta Directiva de la empresa ha efectuado el nombramiento de un Oficial de Cumplimiento, como responsable del sistema.
  • Transportes Gayco S.A.S monitorea permanentemente las operaciones que realizan sus clientes, proveedores, socios, funcionarios, contratistas y demás, determinando cuales de estas resultan relevantes teniendo en cuenta el riesgo al que expone a la empresa.
  •  Transportes Gayco S.A.S determina como obligatorio el cabal cumplimiento, por parte de todos los funcionarios y en especial aquellos trabajadores que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones que involucran recursos de carácter financiero, de las disposiciones contempladas en el Manual Procedimientos SIPLAFT relacionadas con la detección y reporte de hechos o situaciones que estén catalogados como señales de alerta, operaciones inusuales o sospechosas, así como circunstancias delictivas por parte de algún: socio, funcionario, cliente, contratista, proveedor u otro relacionado con la empresa.
  • Transportes Gayco S.A.S garantiza la divulgación y capacitación a sus funcionarios sobre las Políticas y el Manual Procedimientos SIPLAFT, tal que facilite a los mismos la comprensión y entendimiento del significado de actividades fraudulentas como LA/FT-PADM, la ejecución de los procedimientos para la detección o identificación de operaciones sospechosas y la forma y seguridades para su reporte ante el Oficial de Cumplimiento.

Este ejercicio se llevará a cabo 1 vez por año, y hace parte de la inducción inicial que se le realiza al personal nuevo que ingresa a la empresa, siempre dejando la evidencia de la asistencia y de la medición de la eficacia de la formación dada.

  • Transportes Gayco S.A.S asegura el establecimiento de un canal de comunicación adecuado entre los funcionarios y el Oficial de Cumplimiento para el reporte oportuno de una operación intentada, inusual o sospechosa detectada por parte de los mismos.
  • Transportes Gayco S.A.S es garante de que Oficial de Cumplimiento realice el seguimiento y la verificación permanentemente a la aplicación de las disposiciones contempladas en las Políticas y el Manual Procedimientos SIPLAFT, por parte de las diferentes instancias de la empresa.
  • Transportes Gayco S.A.S estipula como una falta grave del Reglamento Interno de Trabajo, el hecho que un funcionario identifique y no reporte la existencia de una operación intentada, inusual o sospechosa, una circunstancia que considere puede dar lugar a actividades delictivas por parte de algún socio, funcionario, cliente, contratista, proveedor u otro relacionado con la empresa.

Igual tratamiento se da cuando un funcionario revela a la persona involucrada o a cualquier otra persona no autorizada, que se conoce o sospecha de la realización de actividades de LA/FT-PADM y que se ha informado al respecto a las autoridades correspondientes.

  • Transportes Gayco S.A.S vela porque la entrega de los reportes e información requeridos por los entes de control como UIAF y demás, se realice dentro de los plazos establecidos por los mismos y con la calidad de los datos esperada.
  • Transportes Gayco S.A.S determina como obligatorio, la colaboración con la administración de justicia, por parte de todos sus funcionarios y socios, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes en pro de la lucha contra los delitos de LA/FT-PADM.
  • Transportes Gayco S.A.S garantiza la reserva de la información recaudada y reportada sin perjuicio de los reportes de competencia de la UIAF. En el mismo sentido, Gayco no podrá dar a conocer a las personas naturales o jurídicas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas o inusuales, que se ha remitido información sobre las mismas a la UIAF.
  • Transportes Gayco S.A.S se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a las Políticas contempladas en el presente documento, y realizadas para la atención de novedades legislativas, cambios internos o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios. Las presentes políticas derogan cualquier otro documento que con su misma naturaleza y objetivo existente en la empresa.

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DANIEL GARCIA ABRIL
Representante Legal

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Política de Protección y Tratamiento de Datos

POLITICA PARA LA PROTECCION Y TRATAMIENTO

DE DATOS PERSONALES SISTEMA INTEGRAL

Versión: 01 Código: PE-D-12 Fecha: 29/07/2017 HSEQ

INTRODUCCION

En cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1074 Único Reglamentario del Sector Industria y Comercio, Decreto 1377 de 2013, y demás normas reglamentarias, TRANSPORTES GAYCO S.A.S , establece la Política bajo la cual garantiza el pleno y efectivo ejercicio de la protección y tratamiento de datos personales con los cuales ejecuta su objeto social y que son obtenidos de los Titulares: Clientes, Proveedores, Terceros (transportistas), Socios, Funcionarios, y otros (terceros en general), previo consentimiento libre, voluntario, expreso y suficiente de los mismos.
De esta forma TRANSPORTES GAYCO S.A.S atiende los derechos a la privacidad, la intimidad, el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y por lo tanto, todas las actividades involucradas en dicho proceso se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad; garantizando que dicha información será únicamente manejada por el personal debidamente autorizado por TRANSPORTES GAYCO S.A.S para tal fin, controlando al máximo el riesgo de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Igualmente, TRANSPORTES GAYCO S.A.S establece los mecanismos necesarios para que los Titulares de los datos puedan ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir su información y/o revocar la autorización otorgada inicialmente a TRANSPORTES GAYCO S.A.S.

La presente política entra en vigencia a partir del 15 de Agosto de 2017.

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

LEGISLACIÓN APLICABLE

Las Políticas en materia de Protección de Datos Personales consagradas en este documento han sido elaboradas teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Colombiana de 1991 donde define que toda persona tiene derecho a su intimidad personal, familiar y a su buen nombre y el estado tiene la responsabilidad de respetarlos y hacerlos respetar. La Ley Estatutaria 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 "Por el que se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012".

ALCANCE

La presente Política en materia de Protección y Tratamiento de Datos Personales tiene alcance a los datos personales registrados en cualquier base de datos digital, manual y/o archivo físico existente en TRANSPORTES GAYCO S.A.S y que los haga susceptibles de tratamiento. Las Bases de Datos con información personal de titulares serán reportadas al Registro Nacional de Bases de Datos — RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio conforme la normatividad establecida para tal fin.

DEFINICIONES

Para efectos de dar cumplimiento a la Política contemplada en el presente documento y de conformidad con lo establecido en los artículos 30 tanto de la Ley 1581 de 2012 como del Decreto 1377 de 2013, se da alcance a las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta o encomienda del Responsable del Tratamiento; persona ajena a la organización.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, recolecte y decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Protección y Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, así como la forma de acceder a sus derechos.
  • Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Adicionalmente, se define el rol del funcionario de TRANSPORTES GAYCO S.A.S a quien se le designará como Administrador de las Bases de Datos Personales de la empresa.

Administrador Base de Datos Personales: Funcionario designado por TRANSPORTES GAYCO S.A.S para controlar y garantizar el correcto tratamiento de las Bases de Datos existentes; adicionalmente tiene a su cargo la inscripción y actualizaciones ante el RNBD (Registro Nacional de Bases de Datos) de las bases de datos de la Empresa y actúa como garante de la correcta y oportuna atención de las quejas, reclamos y en general todos los trámites solicitados por los Titulares de los datos personales en ejercicio de sus derechos.

CAPÍTULO ll

DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA PROTECCION Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

A continuación, los deberes de los Responsables del Tratamiento de datos conforme lo estipula el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:

2.1 Garantizar al Titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2.2 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
2.3 Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
2.4 Garantizar la conservación de la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.5 Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
2.6 Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
2.7 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
2.8 Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
2.9 Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
2.10 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
2.11 Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
2.12 Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
2.13 Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
2.14 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
2.15 Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

Finalmente, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

CAPÍTULO III

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

3.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

3.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.

3.3 Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.

3.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio — SIC las quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

3.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

3.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CAPÍTULO IV

POLITICAS

TRANSPORTES GAYCO S.A.S identificada con NIT. 900053758-6 domiciliada en la ciudad de Villavicencio Meta en la Calle 1 No. 37- 41 LT Uno Anillo Vial Parqueadero Servimulas y como Responsable del Tratamiento de Datos establece como directriz el cumplir con la normatividad vigente colombiana que genere toda clase de disposiciones para la protección de datos personales.


A continuación, las políticas específicas definidas por TRANSPORTES GAYCO S.A.S para tratar los datos personales obtenidos.

4.1. Toda la gestión de tratamiento de Datos Personales realizada por TRANSPORTES GAYCO S.A.S deberá corresponder a la ejecución de su objeto social: “Transporte de Carga Terrestre”, entre otros, con lo cual se precisa las principales finalidades de su uso:

  • Para la ejecución de la relación contractual y comercial establecida con clientes, proveedores y terceros (transportistas) en el desarrollo del objeto social.
  • Para hacer llegar información comercial y de mercadeo, como el portafolio de productos y servicios, cotizaciones, propuestas comerciales, material publicitario y demás.
  • Para la transferencia y/o transmisión de los datos a los Encargados determinados por TRANSPORTES GAYCO S.A.S para el tratamiento de los mismos en el desarrollo de las actividades operativas y contables pertinentes.
  • Para la realización de los estudios de seguridad, consultas a entidades de control y verificación de antecedentes, de clientes, proveedores, socios, terceros (transportistas), funcionarios y otros (terceros en general).
  • Para los reportes a centrales de riesgo y demás entes de control.
  • Para la administración del personal vinculado laboralmente con la empresa.
  • Para el pago de facturas y cuentas por cobrar de proveedores y acreedores en general.

4.2 TRANSPORTES GAYCO S.A.S S.A. se obliga a obtener la autorización de los Titulares de datos personales por medio de un documento físico, correoelectrónico o de cualquier otra forma que permita su posterior consulta y/o evidencia.

4.3 La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales efectuado por TRANSPORTES GAYCO S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, voluntario, expreso suficiente y debidamente informado del Titular de los mismos.

4.4 Todo dato personal sometido a Tratamiento deberá ser verídico, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible; TRANSPORTES GAYCO S.A.S mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el Titular informe oportunamente cualquier cambio o novedad.

4.5. TRANSPORTES GAYCO S.A.S determina que los Datos Personales sujetos a su tratamiento deberán ser manejados con la disposición de todas las medidas a su alcance tanto humanas, como técnicas y tecnológicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.

4.6 Conforme lo determina TRANSPORTES GAYCO S.A.S, los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique, (duración de la operación o relación contractual), al cabo del cual se procederá con su eliminación o supresión conforme los dictámenes de ley al respecto.

4.7 TRANSPORTES GAYCO S.A.S será más exigente en la aplicación de las políticas de seguridad, para el tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes.

4.8. TRANSPORTES GAYCO S.A.S está facultada para suministrar o intercambiar Datos Personales requeridos por autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones.

4.9 TRANSPORTES GAYCO S.A.S determina que todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y TRANSPORTES GAYCO S.A.S haya finalizado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo tratados (almacenados) hasta que se proceda con el acto de supresión conforme a los dictámenes de ley al respecto.

4.10 Los funcionarios con acceso a cualquier base de datos de la empresa con información personal para efectos de algún tratamiento de la misma, una vez termine dicho proceso y aún después de finalizado su vínculo o relación contractual con TRANSPORTES GAYCO S.A.S, están obligados a mantener la reserva y confidencialidad de la información tratada de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.

4.11 Los Datos Personales de los Titulares solo serán tratados por aquellos funcionarios de TRANSPORTES GAYCO S.A.S que cuenten con la autorización expresa de la Empresa para tal fin.

4.12 TRANSPORTES GAYCO S.A.S atenderá todos los derechos que le asisten a los Titulares respecto de sus datos personales y a petición de los mismos suministrará, actualizará, rectificará o suprimirá la información para efectos de corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca al error.

4.13 El Titular de los datos personales puede ejercer sus derechos a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. .

4.14 Toda solicitud efectuada a TRANSPORTES GAYCO S.A.S por el Titular de los datos personales en ejercicio de los derechos que le asisten, tendrá una respuesta en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles, la cual se dará a conocer por el medio que el Titular registre para tal fin.

4.15 TRANSPORTES GAYCO S.A.S exigirá a los Encargados, el aporte de sus Políticas de Protección y Tratamiento de Datos Personales las cuales hacen parte fundamental de cada base de datos, según corresponda. Igualmente solicitará a los mismos, se acojan a las políticas, condiciones de seguridad y confidencialidad de la información, establecidas por

TRANSPORTES GAYCO S.A.S.

4.16 TRANSPORTES GAYCO S.A.S implementará todos los procedimientos necesarios para garantizar el cabal cumplimiento de las Políticas de Protección y Tratamiento de Datos Personales aquí definidas.

4.17 Las políticas de TRANSPORTES GAYCO S.A.S respecto a la Protección y Tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará conforme a la normatividad legal vigente, y la misma entrará en vigencia y tendrá efectos, desde su publicación en los medios previstos para tal fin.

Cordialmente,

DANIEL GARCIA ABRIL


Representante Legal

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